De câțiva ani, tot mai multe instituții din România încearcă să digitalizeze procesele de avizare și autorizare. În teorie, ideea este foarte bună. În practică, lucrurile sunt mai complicate.
În cazul documentațiilor pentru avizare și autorizare la incendiu (ISU), depunerea electronică în format PDF, semnat electronic, începe să devină regula. Probabil că același model va fi extins treptat și către alte instituții, iar în final către întreaga documentație pentru autorizația de construire.
Ca proiectant, sunt adeptul eliminării hârtiei și al reducerii drumurilor inutile între instituții, verificatori, colaboratori și beneficiari. După ani întregi de dosare printate, pliate, ștampilate, transportate și arhivate în bibliorafturi, trecerea către formatul electronic este inevitabilă.
Problema este că digitalizarea nu înseamnă automat simplificare.
În foarte multe cazuri, birocrația nu dispare. Ea doar își schimbă forma.
PDF-ul nu procesează singur documentația
Există impresia că dacă o documentație este depusă online, procesul devine automat mai rapid și mai eficient.
În realitate, în spatele acelui PDF există în continuare:
- funcționari
- verificatori
- inspectori
- secretariat
- infrastructură IT
- servere
- proceduri interne
- arhivare
- suport tehnic
- coordonare între instituții
Documentațiile nu sunt analizate de inteligență artificială. Sunt analizate tot de oameni.
Digitalizarea reală presupune investiții serioase:
- servere
- backup
- Cloud
- rețelistică
- personal IT
- training
- proceduri clare
- interfețe stabile pentru utilizatori
Fără toate acestea, riscăm doar să mutăm haosul din arhivele fizice în servere blocate și platforme care funcționează greu.
Noua logistică invizibilă a proiectării
În trecut, o mare parte din energia birocratică era consumată de printare și transport fizic.
Astăzi, o parte din acel efort se mută în:
- exporturi PDF
- organizare fișiere
- semnare electronică
- verificare semnături
- upload pe platforme
- urmărirea traseului documentației
- descărcarea răspunsurilor
- retransmiterea documentațiilor corectate
Tot acest proces consumă timp.
În special în proiectele care implică mai multe specialități:
- arhitectură
- instalații
- structură
- verificatori
- scenarii ISU
apare și problema ordinii semnării documentației.
Cine semnează primul?
Arhitectul?
Inginerii?
Verificatorul?
Cine reface semnăturile dacă un PDF este modificat după verificare?
Aceste lucruri par mici până începi să lucrezi efectiv cu fluxuri repetitive de proiecte.
Digitalizarea favorizează firmele mari
Un aspect despre care se vorbește foarte puțin este că digitalizarea complexă favorizează firmele mari.
Firmele mari își permit:
- departamente administrative
- secretariat
- personal dedicat pentru depuneri
- IT intern
- management de documente
- oameni care urmăresc exclusiv avize și autorizații
În schimb, firmele mici funcționează foarte diferit.
În multe birouri de proiectare mici, arhitectul:
- proiectează
- coordonează inginerii
- vorbește cu beneficiarul
- urmărește avizele
- trimite documentații
- răspunde la observații
- face upload-uri pe platforme
Dacă întregul proces birocratic digital devine prea complicat, proiectantul ajunge să facă din ce în ce mai mult secretariat și din ce în ce mai puțină proiectare.
Planșa pe hârtie și planșa pe ecran
Există și o altă schimbare interesantă: modul în care citim și verificăm planșele.
Mulți proiectanți au observat același lucru:
erorile se văd diferit pe hârtie față de monitor.
De foarte multe ori am observat probleme de editare abia după printarea unei planșe la scară mare. Pe monitor, chiar și pe unul bun, anumite disproporții sau necorelări scapă mai ușor.
Într-un viitor complet digital, instituțiile și birourile de proiectare vor avea nevoie de:
- monitoare foarte mari
- rezoluții ridicate
- spații dedicate pentru verificare
- proceduri clare de control vizual
Scara desenului nu dispare în formatul electronic, dar devine diferită.
Pe hârtie, scara era legată direct de dimensiunea fizică a planșei. În mediul digital, desenul poate fi mărit aproape la infinit. Devine mai important:
- raportul dintre text și desen
- lizibilitatea
- claritatea grafică
- organizarea informației
Cartușul planșei rămâne un reper important, aproape ca o scară grafică.
Semnătura electronică schimbă și responsabilitatea
În ultimii ani, cadrul legislativ a început să trateze semnătura electronică calificată ca echivalent direct al semnăturii olografe în procesul de avizare și autorizare la incendiu.
În comunicările și precizările emise de Inspectoratul General pentru Situații de Urgență se menționează explicit faptul că documentațiile aferente avizelor și autorizațiilor de securitate la incendiu pot fi semnate cu semnătură electronică calificată, aceasta producând aceleași efecte juridice ca semnătura olografă.
Practic, semnătura electronică nu mai reprezintă doar un instrument tehnic de transmitere a documentelor, ci devine parte din infrastructura juridică și administrativă a proiectării.
Ordin nr. 75342/05.05.2026 – Semnatura electronica calificata:
https://isumh.igsu.ro/resources/ea1e7684-ea61-4ed7-bde9-79fd2a640c72.pdf
În sistemul clasic:
- exista ștampila firmei
- parafa arhitectului
- semnătura olografă
În sistemul digital, lucrurile devin mai personale.
Semnătura electronică aparține unei persoane, nu unei firme.
Asta înseamnă că într-un proiect pot apărea:
- semnătura arhitectului coordonator
- semnătura administratorului firmei
- semnăturile inginerilor
- semnătura verificatorului
Responsabilitatea devine mai clar trasabilă.
În același timp, apare și o logistică nouă:
- token-uri
- certificate digitale
- abonamente anuale
- reînnoiri
- compatibilități software
- gestionarea securității documentelor
Digitalizarea este necesară. Dar nu este gratuită.
Trecerea către documentații electronice este inevitabilă și, pe termen lung, probabil benefică.
Se economisesc:
- hârtie
- transport
- arhivare fizică
- timp pierdut pe drumuri
În același timp însă, apar alte costuri:
- infrastructură
- software
- training
- administrare
- timp logistic
- securitate digitală
Digitalizarea reală nu înseamnă doar să înlocuiești dosarul fizic cu un PDF.
Înseamnă să construiești:
- sisteme stabile
- proceduri
- interoperabilitate între instituții
- infrastructură IT serioasă
- și oameni pregătiți să lucreze în acest nou sistem.
Altfel, riscăm doar să mutăm povara birocratică din bibliorafturi direct în servere și în birourile proiectanților.
Articol actualizat în 2026, pe baza experienței acumulate în procesul real de avizare și coordonare a documentațiilor semnate electronic.
